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Bestandsplanung in SAP schneller, einfacher und effizient

Marco Fries, Manager Global Consulting, Academy and Support, GIB

Integrierte Softwarelösung unterstützt mit intelligentem Prognosesystem

Bestandsplanung in SAP schneller, einfacher und effizient

30% Bestandsreduzierung in sechs Monaten. Unmöglich? Der Lampenhersteller Trilux in Arnsberg hat gezeigt, dass es geht. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass das Kostensenkungspotenzial im Bestandsmanagement enorm ist. Wer hier geschickt plant und prognostiziert kann schnell und nachhaltig Erfolge einfahren, so wie die Firma Trilux als ein erfolgreiches Beispiel.

Was sind die Herausforderungen? Volatile Märkte, Preis- und Kostentransparenz, die steigende Geschwindigkeit in der Marktinteraktion stellen viele Hersteller vor das Dilemma immer kurzfristiger zu immer geringeren Preisen liefern zu müssen. Nun haben sich viele Unternehmen in der Vergangenheit diese Lieferfähigkeit mit großen Lager- und Sicherheitsbeständen teuer erkauft. Der negative Effekt auf Kosten und Kapitalbindung ist offenkundig ebenso wie die Diskrepanz zum marktseitig erwarteten Preis.

Es gilt also die Lieferfähigkeit zu sichern oder sogar zu verbessern und gleichzeitig die Bestände signifikant zu reduzieren. Eine effektive Bedarfsplanung könnte helfen, wenn diese zuverlässige Ergebnisse liefert, auf denen dann eine solide Materialbedarfs- und Produktionsplanung aufsetzen kann. Obwohl ein Großteil der Unternehmen den notwendigen Datenschatz bereits im SAP verfügbar hat, setzten viele Planer noch auf eine händische, zeitaufwändige Optimierung in Excel.  

„Wir sehen bei unseren Kunden oftmals, dass Excel-Lösungen herangezogen werden, obwohl alle notwendigen Informationen im SAP-System verfügbar sind.“, so Marco Fries, Manager Global Consulting, Academy and Support bei GIB. „Viele Ansprechpartner schätzen die Flexibilität, die Excel bietet. Tatsache ist jedoch, dass die eingelesenen Daten bereits in dem Moment, in dem die Absatzplanung in Excel beginnen kann, veraltet sind und natürlich im Verlauf des Planungsprozesses permanent neue Rahmenbedingungen und Anforderungen entstehen, die unberücksichtigt bleiben.“ Auch die Fehleranfälligkeit stellt ein Problem dar, vom unerwünschten Übertragungsfehler bis zum allzu menschlichen Vertippen. Wer also eine konsistente, schnittstellen- und fehlerfreie Planung erstellen und nutzen möchte, der braucht ein SAP-integriertes Tool, welches stets mit aktuellsten Daten und ohne Übertragungsfehler den bestmöglichen Absatzplan ermittelt, so wie das GIB Forecast. „In unserer Lösung sind alle Daten konsolidiert“, so der Experte.

Wünschenswert ist es zudem, wenn eine Planung individueller möglich ist, nicht nur auf Werks- und Materialebene, sondern den Prozessen des Unternehmens angepasst, so ermöglicht etwa das GIB Forecast bei Bedarf zusätzlich eine Vertriebsplanung.

Unterschiedliche Materialien erfordern entsprechende Prognoseverfahren. Um eine größtmögliche Anzahl von Materialien planen zu können, bietet sich eine Lösung mit einer umfangreichen Auswahl sinnvoller Prognosen an. Im Forecast stehen aktuell 20 statistische Verfahren zur Verfügung und mit jedem Release kommen weitere hinzu. Mit der aktuell verfügbaren Version können unter anderem die Bedarfe für Sporaden, wie Ersatzteile und saisonale Materialien prognostiziert werden. „Unsere Empfehlung ist die Daten aus den vergangenen drei Jahren mit in die Prognosen einzubeziehen, um zuverlässigere Aussagen zu erhalten“, führt Fries weiter aus. Die Forecast-Lösung berechnet, wie die Verbrauchsreihen mit verschiedenen Prognosereihen zusammenpassen und berücksichtigt interne Trackingsignale, also mathematische Abweichungen, wie Standardabweichungen, dem prozentualen Prognosefehler und weitere. Mittels einer Scoringkarte wird das Verfahren ermittelt, welches die Verbrauchsreihe am besten trifft. Dieses wird dann für die Zukunftsprognosen genutzt. Dieser Abgleich erfolgt je nach Bedarf jede Woche oder jeden Monat. Durch die mögliche Anbindung von Vertrieb und Marketing lassen sich Promotions berücksichtigen. Daneben gibt es die Möglichkeit, auch manuelle Planungen hinzuzufügen. Damit die Ergebnisse nachvollziehbar sind, können sich die Anwender oder der Administrator Details der Prognoserechnung grafisch anzeigen lassen und das System parametrisieren.

 

Usability & Simplification

Usability ist neben dem Funktionsumfang, dem Service, der KMU-Spezifität ein wichtiges Entscheidungskriterium klein und mittelständischer Unternehmen beim Erwerb einer Software, da sie einen großen Teil zur erfolgreichen Nutzung beiträgt. „User-centered Design spielt bei unseren aktuellen Entwicklungen eine große Rolle. Deshalb setzen wir verstärkt auf Fiori-Oberflächen, die die Nutzung des Forecasts sowie andere Bereiche der GIB Suite angenehmer gestalten,“ erklärt Fries weiter. „In Zukunft planen wir weitere Bereiche diesbezüglich anzupassen, soweit es sinnvoll ist. Mit GIB SCX, unserer neuen S/4HANA basierten Lösung,gehen wir noch einen Schritt weiter. Hier planen wir, das Frontend durchgängig mit Fiori zu gestalten. Hinter der Lösung steckt eine andere komplexe Logik mit Algorithmen sowie systemimmanenter Intelligenz. Aktuell sind in der GIB Suite, unserer bewährten Softwarelösung, schon verschiedene Heuristiken im Einsatz. Zukünftig widmen wir uns verstärkt dieser Logik, um die Anforderungen unserer Kunden noch besser abbilden zu können.“

Usability bedeutet aber beispielsweise auch, dass jedes Unternehmen seine eigenen Organisationsstrukturen und Anforderungen abbilden und die Prognosen entsprechend durchführen kann. Das Forecast bietet diese Möglichkeit der Anpassung der Absatzplanung. Alle Informationen sind grafisch in einem übersichtlichen Dashboard aufbereitet. Dabei bietet sich die Lösung auch für eine Kollaboration der am Supply Chain Prozess beteiligten Bereiche an, wie Verkauf, Vertrieb, Supply Chain Management sowie der Produktion. Planungen und Informationen können priorisiert durch unterschiedliche Abteilungen einfließen und das operative Planungsergebnis unterstützen.

Zeit gewinnen lässt sich nicht nur durch eine gute Usability, sondern auch durch schnelle Installation und Implementation. Das GIB Forecast ist nach dem Rapid Deployment Solutions-Ansatz der SAP entwickelt worden und bietet diesen Vorteil.

 

Zukunftsfähig

Upgradefähig auf S/4HANA? Diese Frage kann bei der SAP-integrierten und zertifizierten GIB Software mit „Ja“ beantwortet werden. So ist bereits die GIB Suite mit allen bekannten und bewährten Modulen, voll funktionsfähig in S/4. Die GIB ist SAP Silver-Partner und bereits SAP Certified – Integration with SAP S/4HANA.

Der große Wurf mit einer speziell in S/4 optimierten und prozessorientierten Suite erfolgt dann in 2020 mit der GIB SCX. Diese verspricht neue, noch besser an den SCM-Prozess angepasste Logiken, mehr Performance und innovative Funktionalitäten, die in der R/3-Welt nicht realisierbar waren. In der Absatzplanung wird man vor allem durch echtzeitnahe Analysen auf aktuellster und breiter Datenbasis profitieren. Der Kern ist jedoch die prozessübergreifende Steuerungs- und Optimierungsmöglichkeit. Durch diese lassen sich die Potenziale im Bestandmanagement, dem Servicegrad und in der Optimierung des Gesamtprozesses schneller identifizieren und heben als jemals zuvor. Ein wichtiger Aspekt für wirksame Wettbewerbs- und Kostenvorteile.

Autorin: Jana Hasse

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