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So erstellen Sie einen aussagekräftigen Business Case für Ihre Supply Chain – Teil 1

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Oft sind es die umsichtigen Supply Chain Manager, die den Bedarf an technologischen Erweiterungen ihres Standard-SAP-Systems erkennen. Denn gerade die SC Manager haben die Vorgaben der Geschäftsführung im Blick und wissen, mithilfe welcher Kennzahlen die Ziele gemessen und überprüft werden können.  In der Regel müssen die Geschäftsziele ohne zusätzliche Personal-ressourcen erfüllt werden, aber selbst ohne diese Prämisse, scheitert der Aufbau zusätzlicher personeller Kapazität häufig am mangelnden Angebot an Fachkräften. Eine Lösung dieses Dilemmas kann im Einsatz der richtigen Softwarelösung liegen. Doch auch hier tut sich die Unternehmensleitung oftmals schwer, da zum Teil erhebliche Investitionen notwendig sind.  Eine überzeugende Informationsgrundlage unterstützt dabei den Entscheidungsprozess, indem komplexe Sachverhalte und Prozesse in verständlich Pakete aufgeschlüsselt und aus verschiedenen Perspektiven erläutert werden. So eignen Sie sich, als Supply Chain Manager, durch die Erstellung einer solchen Informationsgrundlage, ein fundiertes Wissen über die Abläufe, Zusammenhänge und Problemauslöser an und unterstützen und beeinflussen gleichzeitig den Entscheidungsprozess der Unternehmensleitung. Mit dem neuen tiefen Verständnis für das Projekt, sind Sie in der Lage kompetente Handlungsempfehlungen zu geben und sicher zu präsentieren.

Mit einem solchen „Business Case“ können Sie darstellen, wie sich das Projekt auf den Unternehmenserfolg auswirkt, sie zeigen Handlungsalternativen auf und beleuchten deren Reichweite und Wirkung. Der Business Case sollte sich keinesfalls nur auf eine rein finanzielle Betrachtung von Handlungsalternativen beschränken. Wichtig ist, das alle relevanten Aspekte beleuchtet und bewertet werden, dabei sind auch Nutzen, Aufwand, Timeline und Risiko der Lösung unter die Lupe zu nehmen und zu bewerten. Das ergibt am Ende ein aussagekräftiges Gesamtbild.

Zu einem BC gehört in jeden Fall:

- eine verständliche und umfassende Darstellung des IST-Zustandes

- aktuelle Geschäftsprozesse

- die Organisationsbasis

- die technologische Basis

- die aussagekräftigen Kennzahlen der jeweiligen Bereiche

Wie sieht der digitale Reifegrad des Unternehmens aus? Lassen sich daraus Maßnahmen ableiten, die vor der Implementierung einer neuen Technologie durchzuführen sind? Wie hoch ist der personelle, strukturelle und finanzielle Aufwand, um die notenwendige Basis zu schaffen? Auf welchem Stand ist das derzeitige ERP-System? Sind Upgrades, Lizenzerweiterungen oder sogar der Wechsel auf neue technologische Plattformen notwendig?

Risiko – Nutzen – Abwägung

Als Ersteller des BCs müssen Sie die Frage stellen, weshalb es überhaupt notwendig ist, Maßnahmen zu ergreifen. Wozu die Investition? Warum der ganze Aufwand?

Neben der deutlichen Darstellung der wesentlichen aktuellen „Pain-Points“, ist es notwendig zu belegen, inwiefern die betrachteten Lösungsansätze diese beheben und welche zusätzlichen Chancen sich ergeben. Wie zukunftsträchtig und langlebig ist die Lösung?

Lassen sich Kostenvorteile, Prozessvorteile oder Wettbewerbsvorteile generieren?

In einem glaubhaften BC werden stets mehrere Lösungen verglichen und bewertet. Eine einfache und übersichtliche Bewertungs- und Darstellungsmöglichkeit bietet sich hier mittels Scoring-Modellen an. Auch SWOT-Analysen bieten Struktur und aggregieren die wesentlichen Keyfacts.  Eine klar strukturierte Darstellung mit verdichteten Informationen und deutlichen Kernaussagen bietet dem Management eine solide Entscheidungsbasis.

Zu betrachten sind einerseits die Anschaffungskosten, die Dauer der Implementierung, der entstehende personelle Aufwand bei der Einführung, sowie andererseits die Möglichkeit Kosten zu senken, Ressourcen einzusparen oder Prozesse zu verbessern. Auch zu erwartende Umsatzsteigerungen, z.B. durch Prozess-Optimierung sind auszuweisen und möglichst monetär zu bewerten. Nicht-finanzielle Vorteile, wie Skaleneffekte, Agilität und Innovationen sollten ebenfalls einfließen. Auch die Flexibilität der Lösungen spielt eine Rolle: Wie lässt sich die Lösung an sich wandelnde Anforderungen und Geschäftsabläufe anpassen? Gibt es limitierende Funktionseinschränkungen in der Lösung, die den Einsatz per se ausschließen. Welche „Muss-Kriterien“ legen die Entscheider im Unternehmen an, z.B. Integrationsfähigkeit in bestehende IT- und Softwarelandschaften, Schaffung von Schnittstellen etc. Am Ende eines jeden Business Cases sollten die Key-Facts auf einen Blick gebracht und eine klare Empfehlung ausgesprochen werden.

Ein solcher Business Case bietet Ihnen als Supply Chain Manager die Sicherheit, alle relevanten Aspekte beleuchtet und bewertet zu haben. Das Dossier dokumentiert zudem Ihre Umsicht, Ihren Weitblick und Ihre Genauigkeit. Gleichzeitig präsentieren Sie sich und Ihre favorisierte Lösung auf kompetente und fundierte Art und Weise der Geschäftsleitung und beschleunigen und vereinfachen den Entscheidungsprozess auf Geschäftsleitungsebene.

Im zweiten Teil dieses Beitrags werden wir uns mit weiteren Aspekten eines überzeugenden Business Cases befassen. Dabei stehen neue Supply Chain Technologien, Identifikation von Kostentreibern, Quantifizierung von Serviceleistungen und Minimierung von Risikofaktoren im Vordergrund. Zudem werden wir uns mit der Frage befassen, wie sinnvoll Cloudtechnologie in diesem Kontext ist.

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