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STORIA DI SUCCESSO - Karl Mayer

Come sviluppare efficienza attraverso il processo di lavoro basato sui ruoli

Le aziende con siti di produzione in diversi paesi stanno inevitabilmente affrontando sempre più spesso la sfida di padroneggiare i processi logistici in ottica globale. La pianificazione delle scorte, le incertezze della domanda e dell'offerta fanno crescere le esigenze tecniche alla gestione della Supply Chain. È quindi essenziale per le aziende standardizzare e centralizzare i processi logistici. KARL MAYER, produttore internazionale di macchine tessili ha migliorato il suo sistema esistente con una soluzione direttamente su SAP per ottimizzare i processi. Implementando i processi di lavoro sulla base dei ruoli, le soluzioni Rule Workbench (RWB) e Role Administration Cockpit (RAC) di GIB hanno migliorato la gestione del magazzino dell'azienda e ridotto i tempi di elaborazione operativa.

Dalla sua fondazione nel 1937, l'azienda tedesca KARL MAYER è cresciuta fino a diventare un gruppo internazionale. KARL MAYER leader nel mercato nella produzione innovativa di macchine tessili, offre soluzioni per i processi di maglieria catenaria e maglieria rettilinea, nonché per i tessuti tecnici, per la preparazione dell'ordito e per la digitalizzazione. Oggi l'azienda ha filiali negli USA, in Inghilterra, India, Italia, Hong Kong, Giappone, Cina, Bangladesh e Svizzera.

Questa espansione globale, tuttavia, ha posto nuove enormi sfide per i processi logistici dell'azienda. Inizialmente non esistevano regole uniformi in tutta l'azienda su come calcolare le scorte di sicurezza. Gli stock infatti non venivano controllati a intervalli regolari, ma solo quando veniva fatta una richiesta di acquisto. Inoltre, gli stock planners non organizzavano la loro routine quotidiana in modo coordinato.

"Con questo tipo di pianificazione delle scorte, c'era un alto rischio che le scorte fossero troppo basse o troppo alte, e quindi un rischio di ritardi nella produzione", ricorda Sonja Meyrose, responsabile della gestione dei materiali presso la KARL MAYER.

Obiettivo: Strutturare una routine quotidiana e ottimizzare la pianificazione dell'inventario

"Ci era chiaro che avevamo necessità di una soluzione in azienda per strutturare meglio la routine quotidiana dei responsabili della pianificazione del magazzino e rendere così il lavoro più efficiente. Il tempo guadagnato con questo tipo di ottimizzazioni poteva poi essere utilizzato, ad esempio, per pianificare le scorte di sicurezza in modo più professionale grazie all’aiuto del software", ha detto Meyrose, commentando lo status quo alla KARL MAYER.

Poiché l'azienda utilizzava già da diversi anni i moduli GIB Operations e GIB Controlling con grande successo, hanno deciso di continuare con lo stesso fornitore di software. GIB, con sede a Siegen, in Germania, è specializzata nell'ottimizzazione dei processi logistici in SAP. I suoi moduli GIB Rule Workbench (RWB) e GIB Role Administration Cockpit (RAC) sono stati scelti come soluzione complementare per ottimizzare i processi nel reparto logistico. E poiché i moduli erano compatibili con le soluzioni esistenti, KARL MAYER ha potuto risparmiare tempo anche durante l'implementazione. Ci sono voluti solo sei mesi dal lancio del progetto al go-live nelle varie sedi.

A parte alcuni piccoli aggiustamenti, l'implementazione è stata estremamente fluida. Circa 100 utenti lavorano ora con GIB Operations, Controlling e RAC in tutte le sedi KARL MAYER nel mondo. GIB RWB è attualmente utilizzato solo in Germania, ma è in programma un roll-out in Cina.

Localizzazione impeccabile del software per una perfetta collaborazione internazionale

Gli utenti sono stati piacevolmente sorpresi da quanto fosse semplice l’utilizzo dell’applicazione. L'Activity Navigator è praticamente auto-esplicativo, quindi il tempo di formazione richiesto è stato solamente di una mezza giornata. GIB Operations è un po' più complesso, ma i dipendenti sono stati in grado di utilizzare questa soluzione comodamente dopo appena qualche di formazione. Le sedi internazionali sono state formate in loco o in videoconferenza.

L'introduzione ha avuto un impatto positivo sui flussi di lavoro interni. Il Role Administration Cockpit, in particolare, elimina la necessità di ricerche e navigazioni nel sistema SAP e permette ai dipendenti di completare i task in tempo record. Il RAC nasconde le funzioni inutilizzate, rendendo più facile la navigazione nel sistema. I compiti ricorrenti devono essere pianificati solo una volta (come con un gestore di informazioni personali). Gli utenti possono quindi vedere tutti i loro prossimi compiti su una schermata personalizzata, a cui possono accedere con un doppio clic. Questo è stato un vero vantaggio per il loro lavoro quotidiano, dice Meyrose: "Stabilendo degli standard uniformi per il team della pianificazione, abbiamo aumentato la trasparenza e ridotto la variabilità quando i dipendenti sono in malattia o in vacanza. Questo sistema soprattutto rende il nostro lavoro quotidiano più facile perché tutti coloro che si occupano di pianificazione sono consapevoli di quali compiti devono essere completati".

Anche l’Inventory Planning è migliorata in modo significativo, in particolare la visualizzazione delle parti mancanti, che è stata completamente trasferita da Excel a GIB. L'uso uniforme dei moduli in tutte le sedi ha aumentato significativamente la trasparenza nella pianificazione, perché i responsabili della pianificazione ora hanno una panoramica delle scorte in tutto il gruppo aziendale e ciò consente loro di ottimizzare meglio le scorte. "Non potremmo davvero fare a meno dei nuovi moduli perché coloro che si occupano di pianificazione sono ora molto più organizzati", conclude Meyrose. "Il successo può essere visto in tutte le aree. Per esempio, siamo in grado di tracciare e controllare meglio le transazioni critiche dei clienti. Beneficiamo anche della comoda generazione di cifre chiave in GIB Controlling, che possono poi essere trasferite a tutte le sedi".

Per riassumente, il produttore di macchine tessili KARL MAYER ha implementato le soluzioni GIB nel suo sistema SAP per migliorare il business quotidiano e aumentare la trasparenza in tutto il gruppo. Oltre all'individuazione precoce e alla prevenzione dei pezzi mancanti, le soluzioni permettono anche di selezionare e segmentare le scorte in modo rapido e semplice.

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